Il preventivo non è il costo del software

Due preventivi, stesso progetto: uno costa trentamila, l’altro diciotto. Si sceglie il secondo. Tre anni dopo si è speso di più.

Non perché qualcuno abbia mentito. Perché il preventivo copre la costruzione, e il software si paga finché è in funzione.

Le voci che nel preventivo non ci sono

L’infrastruttura

Server, backup, certificati, servizi esterni. Si paga ogni mese, cresce con l’uso, e nessuno la nota finché non arriva una fattura più alta del solito.

La manutenzione che non aggiunge niente

Aggiornamenti di sicurezza, versioni di sistema che cambiano, integrazioni che si rompono perché l’altro capo ha cambiato qualcosa. Non si vede, non produce funzioni nuove, e non è facoltativa.

Le modifiche

Nessun software resta com’è. Cambia una norma, cambia un processo, entra un cliente con un’esigenza diversa. La domanda vera non è se serviranno modifiche, ma quanto costa la modifica media e in quanto tempo arriva.

La formazione

Ogni persona nuova va messa in condizione di usarlo. Se il software è chiaro sono due ore. Se non lo è, sono due giorni per ognuna, per sempre.

L’uscita

Un giorno lo sostituirete. Portarsi via i dati in un formato leggibile è un costo, e vale la pena conoscerlo prima di firmare, non dopo.

Il conto su cinque anni

Prendete i due preventivi e aggiungete a ognuno: canone di infrastruttura per sessanta mesi, un numero realistico di giornate di modifica all’anno, e la formazione per il ricambio del personale che avete davvero.

Spesso il preventivo più basso lo è perché rimanda delle scelte, e le scelte rimandate si pagano con gli interessi. Spesso quello più alto include cose che l’altro fattura a parte.

Le due domande che chiariscono tutto

«Cosa non è compreso?» — la risposta dice più del preventivo stesso.

«Quanto costa una modifica media, e in quanto tempo la fate?» — perché è la voce che pagherete più a lungo, ed è l’unica che quasi nessuno mette per iscritto.