Le password di chi se ne va: la lista che nessuno tiene

Quando una persona lascia l’azienda si riconsegna il portatile, si disattiva l’email, si saluta. Poi, sei mesi dopo, si scopre che il suo utente sul gestionale è ancora attivo, che il pannello dell’hosting è intestato a lei, e che il dominio si rinnova su una sua carta.

Non succede per negligenza. Succede perché nessuno ha mai fatto l’elenco di dove quella persona poteva entrare.

I posti che si dimenticano sempre

• I pannelli dei fornitori. Hosting, dominio, certificati, servizi di invio email. Spesso l’account è personale e non aziendale.
• Le chiavi tecniche. Token di API, accessi a servizi esterni, credenziali salvate nei server. Non si disattivano cambiando una password.
• I gruppi condivisi. Cartelle in cloud, chat di gruppo, cassette postali collettive.
• Le utenze di servizio. Quelle intestate a «amministratore» che tutti usano e nessuno possiede.
• Il telefono. Se il secondo fattore arriva su un numero che non è più aziendale, un domani non si entra più nemmeno noi.

La lista si scrive prima, non dopo

Il momento in cui serve è il peggiore per compilarla: c’è fretta, a volte c’è tensione, e la persona che sapeva com’era messa la situazione è proprio quella che se ne sta andando.

Va scritta quando si assume, non quando si saluta. Ogni volta che si dà un accesso, si aggiunge una riga. Non serve uno strumento: un documento condiviso con tre colonne — dove, che ruolo, chi l’ha dato — funziona benissimo, e ha il vantaggio di non richiedere a nessuno di imparare niente.

La revisione semestrale

Due volte all’anno, mezz’ora: si apre la lista e si toglie chi non c’entra più. Non è un controllo sulle persone, è manutenzione. In un’azienda che cresce gli accessi si accumulano da soli, e nessuno li toglie mai perché togliere un permesso rischia di rompere qualcosa mentre darlo non rischia niente.

È esattamente questa asimmetria che, nel giro di qualche anno, porta ad avere sei persone con i permessi da amministratore su un sistema dove ne servivano due.

La regola che vale sempre

Ogni accesso deve avere un nome e cognome. Le utenze condivise sembrano comode e costano una cosa sola: il giorno in cui succede qualcosa, nessuno può dire chi è stato — nemmeno per escludere qualcuno.