Fatturazione elettronica e gestionali: dove si inceppa davvero

La fatturazione elettronica funziona. Il formato è definito, il canale c’è, i software che spediscono sono tanti e costano poco.

Eppure in moltissime aziende emettere le fatture del mese resta due giorni di lavoro. Il collo di bottiglia non è l’invio: è arrivare al momento dell’invio con i dati giusti.

Il percorso reale di una fattura

Guardato da vicino, in un’azienda media il giro è questo:

1. Il lavoro sta in un gestionale, o in un foglio, o nella testa di chi l’ha fatto.
2. Le ore o le quantità le segna qualcun altro, da un’altra parte.
3. Il listino aggiornato ce l’ha una terza persona.
4. Chi emette la fattura riprende tutto a mano e ricompone.

Il passaggio 4 è quello che costa, e non perché sia difficile: perché è un secondo inserimento dei dati, con tutto quello che si porta dietro — errori di battitura, righe dimenticate, prezzi vecchi.

I tre punti in cui si inceppa

Il dato che non c’è ancora

Si arriva a fine mese e il lavoro di tre settimane fa non è stato registrato. Si ricostruisce a memoria, e quello che non si ricorda non si fattura. È una perdita che non compare in nessun bilancio perché nessuno sa che c’era.

L’anagrafica sbagliata

Codice destinatario, PEC, partita IVA, indirizzo: se sono sbagliati la fattura viene scartata, e ci si accorge giorni dopo. In un sistema fatto bene questi dati si controllano quando il cliente viene creato, non quando la fattura parte.

Le eccezioni che nessuno ha previsto

Il cliente in split payment, quello con reverse charge, quello estero, la nota di credito parziale. Sono pochi casi ma ricorrenti, e se il sistema non li prevede si gestiscono a mano — cioè si sbagliano.

Cosa cambia collegando le cose

Quando il lavoro registrato nel gestionale genera direttamente la bozza di fattura, con listino e anagrafica presi dalla loro fonte, cambiano tre cose:

• La fatturazione smette di essere un lavoro di due giorni e diventa una revisione di mezz’ora.
• Non si fattura di meno per dimenticanza.
• Si può fatturare più spesso, e questo sposta l’incasso — che è un effetto che si vede in banca, non nel software.

La domanda da farsi

Non «quale software di fatturazione compriamo», ma «da dove vengono i dati che finiscono in fattura, e chi li riscrive».

Se la risposta contiene la parola «riscrive», il progetto è lì — non nel programma che spedisce.