Was ein maßgeschneidertes Business-System kostet (und warum es Ihnen niemand am Telefon sagt)

Es ist die erste Frage in jedem Gespräch, und das zu Recht. Das Problem ist: wer am Telefon mit einer Zahl antwortet, rät entweder oder verkauft etwas anderes.

Ein maßgeschneidertes Business-System hat aus demselben Grund keine Preisliste wie eine Sanierung: es kommt darauf an, was hinter der Wand steckt. Sagen lässt sich vorab, was die Zahl bewegt, und darüber kann man sofort nachdenken.

Die fünf Variablen

1. Wie viele Masken wirklich gebraucht werden

Nicht wie viele Sie sich vorstellen: wie viele Sie im ersten Monat benutzen würden. In den meisten Projekten, die wir sehen, wird die Hälfte der anfangs gewünschten Masken nie geöffnet. Mit denen anzufangen, die gebraucht werden, und später zu ergänzen, kostet weniger, als alles zu bauen und dann festzustellen, was überflüssig war.

2. Wie viele Schnittstellen

Jedes anzubindende Fremdsystem — Buchhaltung, elektronische Rechnung, Bank, Versanddienstleister, CRM — ist ein Arbeitspaket für sich. Stellt das System Daten sauber bereit, ist es ein halber Tag; tut es das nicht, muss die Brücke gebaut werden, und dann sind es Tage.

Die Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie irgendwen anrufen: erlauben die Programme, die ich heute nutze, dass ein anderes Programm ihre Daten liest? Oft weiß das nur der Anbieter, und es ist das nützlichste Telefonat, das Sie führen können.

3. Wie viele Nutzertypen

Ein System mit einer einzigen Rolle ist das eine. Ein System, in dem die Verwaltung Dinge sieht, die die Technik nicht sieht, der Kunde wieder andere und die Geschäftsführung alle, ist etwas ganz anderes: die Berechtigungen müssen für jede Kombination durchdacht, festgehalten und getestet werden.

4. Wie geordnet der heutige Prozess ist

Das ist die Variable mit dem größten Gewicht, und fast niemand nennt sie. Ist die Arbeitsweise klar und für alle gleich, lässt sie sich in Software übersetzen. Macht dagegen jeder es auf seine Art und sind die Ausnahmen die Regel, muss zuerst jemand entscheiden, wie der Prozess aussieht — und diese Entscheidung ist keine technische Arbeit, sie ist Ihre.

Das ist keine schlechte Nachricht. Oft ist es der Teil mit dem größten Wert, weil er Dinge ordnet, die nie jemand geordnet hatte.

5. Was danach passiert

Software ist kein Bild, das man aufhängt. Server, Sicherheitsupdates, Änderungen, wenn sich eine Vorschrift oder ein Prozess ändert: steht dieser Posten nicht im Angebot, heißt das nicht, dass es ihn nicht gibt — es heißt, dass er später kommt, wenn Sie nicht damit rechnen.

Warum wir die Zahl nach dem Prototyp nennen

Ein Angebot auf eine Idee ist eine Wette. Auf einen getesteten Prototyp ist es eine Schätzung.

Wir bauen die wichtigsten Masken, wir testen sie gemeinsam am echten Prozess, und dann ist der Umfang sichtbar: man weiß, wie viel es gibt, welche Schnittstellen nötig sind und wo die Schwierigkeiten liegen. Die Zahl, die daraus entsteht, hat eine kleine Fehlerspanne und ist vor allem überprüfbar — Sie können die Sache ansehen, für die Sie bezahlen.

Trotzdem eine Größenordnung

Um Sie nicht mit leeren Händen zu lassen: die Projekte, die wir begleiten, beginnen meist im niedrigen fünfstelligen Bereich für ein erstes nutzbares Modul in zwei bis drei Monaten und wachsen von dort, je nachdem, wie viele der fünf Variablen oben kompliziert sind. Liegt Ihr Fall deutlich darunter, brauchen Sie vermutlich keine maßgeschneiderte Software — und das sagen wir Ihnen.