Quanto costa un gestionale su misura (e perché nessuno te lo dice al telefono)

È la prima domanda di ogni chiamata, ed è giusto che lo sia. Il problema è che chi risponde con un numero al telefono o sta tirando a indovinare, o sta vendendo qualcos’altro.

Un gestionale su misura non ha un listino per lo stesso motivo per cui non ce l’ha una ristrutturazione: dipende da cosa c’è dietro il muro. Quello che si può dire prima è cosa fa muovere il numero, e su quello si può ragionare subito.

Le cinque variabili

1. Quante schermate servono davvero

Non quante ne immaginate: quante ne usereste il primo mese. Nella maggior parte dei progetti che vediamo, metà delle schermate chieste all’inizio non viene mai aperta. Partire da quelle che servono e aggiungere dopo costa meno che costruire tutto e scoprire cosa non serviva.

2. Quante integrazioni

Ogni sistema esterno da collegare — gestionale contabile, fatturazione elettronica, banca, corriere, CRM — è un pezzo di lavoro a sé. Se il sistema espone dati in modo pulito è mezza giornata; se non li espone bisogna costruire il ponte, e allora sono giorni.

La domanda da farsi prima di chiamare chiunque: i programmi che uso oggi permettono a un altro programma di leggere i loro dati? Spesso la risposta la sa solo il fornitore, ed è la telefonata più utile che potete fare.

3. Quanti tipi di utente

Un sistema con un solo ruolo è una cosa. Un sistema dove l’amministrativo vede cose che il tecnico non vede, il cliente ne vede altre e il titolare le vede tutte è un’altra: i permessi vanno pensati, scritti e provati per ogni combinazione.

4. Quanto è ordinato il processo di oggi

Questa è la variabile che pesa più di tutte, e quasi nessuno la nomina. Se il modo di lavorare è chiaro e uguale per tutti, si traduce in software. Se invece ognuno fa a modo suo e le eccezioni sono la regola, prima va deciso qual è il processo — e quella decisione non è un lavoro tecnico, è un lavoro vostro.

Non è una brutta notizia. È spesso la parte che porta più valore, perché mette in fila cose che nessuno aveva mai messo in fila.

5. Cosa succede dopo

Il software non è un quadro che si appende. Server, aggiornamenti di sicurezza, modifiche quando cambia una norma o un processo: se questa voce non è nel preventivo, non è che non c’è — è che arriva dopo, quando non ve l’aspettate.

Perché diamo il numero dopo il prototipo

Un preventivo scritto su un’idea è una scommessa. Su un prototipo provato è una stima.

Costruiamo le schermate principali, le proviamo insieme sul processo vero, e a quel punto il perimetro è visibile: si sa quante cose ci sono, quali integrazioni servono e dove sono le difficoltà. Il numero che esce da lì ha un margine d’errore piccolo, e soprattutto è verificabile — potete guardare la cosa che state pagando.

Un ordine di grandezza, comunque

Per non lasciarvi a mani vuote: i progetti che seguiamo partono in genere da qualche decina di migliaia di euro per un primo modulo utilizzabile in due o tre mesi, e crescono da lì a seconda di quante delle cinque variabili qui sopra sono complicate. Se il vostro caso sta molto sotto, probabilmente non vi serve software su misura — e ve lo diciamo.