Cuánto cuesta un sistema de gestión a medida (y por qué nadie te lo dice por teléfono)

Es la primera pregunta de cada llamada, y está bien que lo sea. El problema es que quien responde con una cifra por teléfono o está adivinando, o está vendiendo otra cosa.

Un sistema de gestión a medida no tiene tarifa por el mismo motivo por el que no la tiene una reforma: depende de lo que haya detrás de la pared. Lo que sí se puede decir de antemano es qué mueve la cifra, y sobre eso se puede razonar desde ya.

Las cinco variables

1. Cuántas pantallas hacen falta de verdad

No cuántas imagináis: cuántas usaríais el primer mes. En la mayoría de los proyectos que vemos, la mitad de las pantallas pedidas al principio no se abre nunca. Empezar por las que hacen falta y añadir después cuesta menos que construirlo todo y descubrir qué sobraba.

2. Cuántas integraciones

Cada sistema externo que conectar — contabilidad, facturación electrónica, banco, transportista, CRM — es un trabajo en sí mismo. Si el sistema expone datos de forma limpia es medio día; si no los expone hay que construir el puente, y entonces son días.

La pregunta que hacerse antes de llamar a nadie: ¿los programas que uso hoy permiten que otro programa lea sus datos? A menudo solo lo sabe el proveedor, y es la llamada más útil que podéis hacer.

3. Cuántos tipos de usuario

Un sistema con un solo rol es una cosa. Un sistema donde administración ve cosas que el técnico no ve, el cliente ve otras y el titular las ve todas es otra: los permisos hay que pensarlos, escribirlos y probarlos para cada combinación.

4. Cuán ordenado está el proceso de hoy

Esta es la variable que más pesa, y casi nadie la nombra. Si la forma de trabajar es clara e igual para todos, se traduce en software. Si en cambio cada uno hace lo suyo y las excepciones son la regla, primero hay que decidir cuál es el proceso — y esa decisión no es un trabajo técnico, es un trabajo vuestro.

No es una mala noticia. A menudo es la parte que más valor aporta, porque pone en fila cosas que nadie había puesto en fila.

5. Qué pasa después

El software no es un cuadro que se cuelga. Servidores, actualizaciones de seguridad, cambios cuando cambia una norma o un proceso: si esa partida no está en el presupuesto, no es que no exista — es que llega después, cuando no os lo esperáis.

Por qué damos la cifra después del prototipo

Un presupuesto escrito sobre una idea es una apuesta. Sobre un prototipo probado es una estimación.

Construimos las pantallas principales, las probamos juntos sobre el proceso real, y en ese punto el alcance es visible: se sabe cuántas cosas hay, qué integraciones hacen falta y dónde están las dificultades. La cifra que sale de ahí tiene un margen de error pequeño y, sobre todo, es comprobable — podéis mirar aquello que estáis pagando.

Un orden de magnitud, de todos modos

Para no dejaros con las manos vacías: los proyectos que llevamos suelen partir de algunas decenas de miles de euros para un primer módulo utilizable en dos o tres meses, y crecen desde ahí según cuántas de las cinco variables de arriba estén complicadas. Si vuestro caso queda muy por debajo, probablemente no necesitáis software a medida — y os lo decimos.