Automatisierung: wo man tatsächlich anfängt

Wenn ein Unternehmen beschließt, etwas zu automatisieren, führt der Instinkt zum wichtigsten Prozess: dem, der das Geld bringt, dem, dessen Ausfall eine Katastrophe wäre.

Genau damit sollte man nicht anfangen.

Die drei Bedingungen

Ein Prozess ist ein guter erster Kandidat, wenn er alle drei erfüllt.

Er ist wiederkehrend

Er passiert oft, immer auf dieselbe Weise. Passiert er dreimal im Jahr, kostet die Automatisierung mehr, als sie spart — selbst wenn sie einwandfrei läuft.

Er ist prüfbar

Man kann das Ergebnis ansehen und sofort sagen, ob es richtig oder falsch ist. Einen E-Mail-Entwurf liest man in zehn Sekunden. Eine Absatzprognose nicht: das erfährt man in sechs Monaten, und in der Zwischenzeit weiß niemand, ob das System funktioniert.

Das ist die wichtigste Bedingung. Eine Automatisierung, die Fehler macht, ohne dass es jemand merkt, ist schlechter als Handarbeit.

Der Fehler kostet wenig

Geht etwas schief, merkt es jemand, bevor es zum Problem wird. Ein falscher Entwurf wird neu geschrieben; einer falschen Zahlung läuft man hinterher.

Warum nicht der wichtigste Prozess

Aus zwei Gründen.

Der erste ist technisch: beim kritischen Prozess darf nichts schiefgehen, und beim ersten Automatisierungsprojekt geht immer etwas schief — nicht aus Unvermögen, sondern weil sich die Ausnahmen erst im Gebrauch zeigen.

Der zweite ist organisatorisch und wiegt schwerer. Die erste Automatisierung soll zeigen, dass es funktioniert. Berührt der erste Versuch den kritischen Prozess und verursacht ein Problem, wird es keinen zweiten geben: im Unternehmen hat sich die Überzeugung gebildet, dass „so etwas nicht funktioniert“, und die wieder aufzulösen kostet mehr als das System zu bauen.

Wo man praktisch anfängt

In den meisten Unternehmen, mit denen wir arbeiten, ist der erste Prozess einer von diesen:

• Die erste Antwort auf eine Anfrage. Die E-Mail kommt, das System erkennt, um welchen Auftrag es geht, und bereitet den Entwurf mit dem passenden Angebot im Anhang vor. Den Entwurf bestätigt ein Mensch.
• Das Ablegen dessen, was hereinkommt. Dokumente und Fotos, die im richtigen Ordner unter dem richtigen Namen landen, statt irgendwo.
• Daten von einem Formular ins nächste. Das Kopieren und Einfügen zwischen zwei Programmen, die nicht miteinander sprechen: das Stumpfsinnigste, was ein Mensch tun kann, und das am leichtesten Abzuschaffende.

Die Messung, die vorher kommt

Bevor Sie irgendetwas automatisieren, zählen Sie, wie viele Stunden pro Woche Sie damit verbringen. Nicht nach Gefühl: eine Woche lang mitschreiben.

Diese Zahl ist das Einzige, was sagt, ob die Automatisierung ihre Kosten wert ist, und in der Hälfte der Fälle sagt sie nein. Das ist ein gutes Ergebnis: Sie haben sich das Projekt gespart.