El software que nadie usa: cómo se reconoce antes de construirlo

Un proyecto puede fracasar de dos maneras. La primera es técnica: no funciona, va lento, se rompe. Se ve enseguida y se arregla.

La segunda es peor, porque no se ve: funciona perfectamente y nadie lo abre. Seis meses de trabajo, todo entregado, y a las tres semanas la gente ha vuelto a la hoja de cálculo.

Las tres señales, reconocibles antes

1. Quien lo usará no ha estado nunca en la sala

El proyecto lo ha decidido quien dirige, lo ha diseñado quien lo ha propuesto, lo ha aprobado quien paga. Quien trabajará ocho horas al día en él lo ve el día de la entrega.

Es la señal más fuerte de todas. Si en la fase de prototipo no ha habido nunca una persona que haga ese trabajo de verdad, el sistema responderá a un proceso imaginado en vez de al real — y la diferencia entre ambos es donde están todas las excepciones.

2. Añade pasos en vez de quitarlos

Haced la cuenta, literalmente: cuántos clics hacen falta hoy para hacer la cosa, y cuántos harán falta después. Si el número sube, por muy ordenado que sea el sistema, la gente volverá al método anterior en cuanto nadie mire.

Un sistema que pide meter dos veces el mismo dato ya está muerto el día en que se enciende.

3. El beneficio es de otro

El almacenero registra los movimientos para que el titular tenga los números. El técnico rellena el parte para que administración facture. En ambos casos el trabajo es de uno y el beneficio de otro.

Funciona solo si quien hace el trabajo recibe algo: menos llamadas, el parte rellenado en tres toques en vez de a mano, la ficha del cliente ya ahí. Si no recibe nada, lo hará mientras alguien controle.

La prueba que cuesta una semana

Antes de construir, coged a la persona que usará la herramienta y hacedle hacer el trabajo sobre el prototipo, durante un día real, con datos reales. No una demostración: el trabajo.

Lo que sale de ese día vale más que tres reuniones de análisis, porque las tres reuniones recogen opiniones sobre algo imaginado, mientras que el día de prueba recoge hechos sobre algo que existe.

La pregunta que hay que hacer al final

«Si mañana este sistema desapareciera, ¿qué haríais?»

Si la respuesta es «volvería a hacer como antes y no cambiaría mucho», tenéis la respuesta antes de haber gastado.