Automazioni: da dove si comincia davvero

Quando si decide di automatizzare qualcosa, l’istinto porta al processo più importante: quello che porta i soldi, quello che se si inceppa è un disastro.

È esattamente quello da cui non cominciare.

Le tre condizioni

Un processo è un buon primo candidato quando ha tutte e tre queste caratteristiche.

È ripetitivo

Succede molte volte, sempre allo stesso modo. Se succede tre volte l’anno, automatizzarlo costa più di quanto fa risparmiare — anche quando funziona perfettamente.

È verificabile

Si può guardare il risultato e dire subito se è giusto o sbagliato. Una bozza di email si legge in dieci secondi. Una previsione di vendita no: si scopre fra sei mesi, e nel frattempo nessuno sa se il sistema sta funzionando.

Questa è la condizione che conta di più. Un’automazione che sbaglia e nessuno se ne accorge è peggio del lavoro fatto a mano.

Ha un costo dell’errore basso

Se sbaglia, qualcuno se ne accorge prima che diventi un problema. Una bozza sbagliata si riscrive; un pagamento sbagliato si rincorre.

Perché non il processo più importante

Per due motivi.

Il primo è tecnico: sul processo critico non si può sbagliare, e il primo progetto di automazione sbaglia sempre qualcosa — non per incompetenza, ma perché le eccezioni si scoprono usandolo.

Il secondo è organizzativo, ed è più importante. La prima automazione serve a far vedere che funziona. Se il primo tentativo tocca il processo critico e crea un problema, il secondo tentativo non ci sarà: dentro l’azienda si è formata l’idea che «queste cose non funzionano», e disfarla costa più che costruire il sistema.

Da dove si comincia, in pratica

Nella maggior parte delle aziende che seguiamo, il primo processo è uno di questi:

• La prima risposta a una richiesta. Arriva l’email, si capisce di che lavoro parla, si prepara la bozza con il preventivo giusto già attaccato. La bozza la conferma una persona.
• L’archiviazione di quello che arriva. Documenti e foto che finiscono nella cartella giusta con il nome giusto, invece che dove capita.
• I dati da un modulo a un altro. Il copia-incolla fra due programmi che non si parlano: la cosa più stupida che una persona possa fare, e la più facile da togliere.

La misura da prendere prima

Prima di automatizzare qualsiasi cosa, contate quante ore alla settimana ci passate. Non a occhio: per una settimana, segnate.

Quel numero è l’unica cosa che dice se l’automazione vale il suo costo, e nella metà dei casi dice di no. È un buon risultato: avete risparmiato il progetto.