Automatización: por dónde se empieza de verdad

Cuando se decide automatizar algo, el instinto lleva al proceso más importante: el que trae el dinero, el que si se atasca es un desastre.

Es justamente por el que no hay que empezar.

Las tres condiciones

Un proceso es un buen primer candidato cuando tiene las tres características.

Es repetitivo

Pasa muchas veces, siempre igual. Si pasa tres veces al año, automatizarlo cuesta más de lo que ahorra — incluso cuando funciona perfectamente.

Es comprobable

Se puede mirar el resultado y decir enseguida si está bien o mal. Un borrador de correo se lee en diez segundos. Una previsión de ventas no: se descubre dentro de seis meses, y mientras tanto nadie sabe si el sistema está funcionando.

Esta es la condición que más cuenta. Una automatización que se equivoca sin que nadie se dé cuenta es peor que el trabajo hecho a mano.

El coste del error es bajo

Si se equivoca, alguien se da cuenta antes de que se convierta en un problema. Un borrador equivocado se reescribe; un pago equivocado se persigue.

Por qué no el proceso más importante

Por dos motivos.

El primero es técnico: en el proceso crítico no se puede fallar, y el primer proyecto de automatización siempre falla en algo — no por incompetencia, sino porque las excepciones se descubren usándolo.

El segundo es organizativo, y es más importante. La primera automatización sirve para demostrar que funciona. Si el primer intento toca el proceso crítico y crea un problema, no habrá segundo intento: dentro de la empresa se ha formado la idea de que «estas cosas no funcionan», y deshacerla cuesta más que construir el sistema.

Por dónde se empieza, en la práctica

En la mayoría de las empresas con las que trabajamos, el primer proceso es uno de estos:

• La primera respuesta a una petición. Llega el correo, se entiende de qué trabajo habla, se prepara el borrador con el presupuesto correcto ya adjunto. El borrador lo confirma una persona.
• El archivado de lo que llega. Documentos y fotos que acaban en la carpeta correcta con el nombre correcto, en vez de donde caiga.
• Los datos de un formulario a otro. El copiar y pegar entre dos programas que no se hablan: la cosa más tonta que puede hacer una persona, y la más fácil de quitar.

La medida que hay que tomar antes

Antes de automatizar nada, contad cuántas horas por semana pasáis en ello. No a ojo: durante una semana, apuntadlo.

Ese número es lo único que dice si la automatización vale su coste, y en la mitad de los casos dice que no. Es un buen resultado: os habéis ahorrado el proyecto.