Excel non è il nemico: è il capitolato che avete già scritto

Quando si comincia a parlare di un gestionale su misura, prima o poi qualcuno dice la frase: «dobbiamo smettere di lavorare su Excel».

È una frase che nasce da un fastidio vero, e porta a una conclusione sbagliata. Quel foglio non è il problema da eliminare: è la descrizione più accurata del vostro processo che esista in azienda. Nessun documento, nessuna riunione, nessuna intervista ci va vicino.

Cosa c’è dentro un foglio che gira da anni

Ogni colonna è un dato che a qualcuno è servito abbastanza da meritarsi uno spazio. Ogni colonna vuota da due anni è un dato che sembrava utile e non lo era: vale quanto le altre, perché vi risparmia di costruirlo.

Le celle colorate a mano sono uno stato. Quel giallo vuol dire qualcosa — «in attesa», «da controllare», «problema» — e nessuno l’ha mai scritto da nessuna parte. Il foglio ha un flusso di lavoro, semplicemente non dichiarato.

I fogli separati per anno, o per cliente, o per operatore, dicono come le persone hanno diviso il lavoro fra loro. Le formule che nessuno tocca più dicono quali calcoli contano davvero.

Le tre domande da fare al foglio

Chi lo apre in una settimana normale? Se lo apre una persona sola, un software condiviso risolve un problema che non avete. Se lo aprono in sei e uno alla volta, il problema è quello.

Cosa si rompe quando due persone lo modificano insieme? La risposta è l’elenco delle regole che il software dovrà far rispettare.

Quale colonna viene ricopiata a mano da un’altra parte? Ogni ricopiatura è un’integrazione mancante, ed è lì che nascono gli errori che nessuno riesce a spiegare.

Perché conviene partire da lì

Un capitolato scritto da zero descrive il processo che le persone credono di seguire. Il foglio descrive quello che seguono davvero, comprese le eccezioni che nessuno racconterebbe mai in una riunione — la riga in fondo con scritto «caso strano, chiedere a Marco».

Quelle eccezioni sono la parte che fa fallire i progetti. Scoprirle prima costa una mattinata. Scoprirle in collaudo costa una riscrittura.

Il consiglio pratico

Prima di chiedere un preventivo a chiunque, mandate il foglio. Non ripulito, non riordinato: com’è. Chi lo guarda e vi fa domande su quelle celle gialle ha capito il vostro lavoro. Chi vi risponde con un preventivo senza averle notate sta preventivando un altro progetto.