Portale clienti: quando conviene e quando è uno spreco

«Ci servirebbe un’area riservata per i clienti.» La sentiamo spesso, e circa una volta su tre la risposta onesta è no, non vi serve.

Il segnale che conviene

Non è il fatturato, non è il numero di clienti. È questo: quante volte alla settimana qualcuno vi chiede una cosa che è già scritta da qualche parte?

«A che punto siamo?» «Mi rimandi il contratto?» «L’acconto è arrivato?» «Dove ti avevo mandato le foto?»

Se queste domande arrivano più volte alla settimana, dallo stesso cliente, e la risposta esiste già in un’email o in un gestionale, allora il collante fra i sistemi siete voi — e il tempo che ci passate è il costo che un portale toglie.

Il segnale che non conviene

Se avete pochi clienti, ognuno con un progetto lungo, e le comunicazioni sono conversazioni vere e non richieste di stato — un portale aggiunge un posto da aggiornare senza togliere niente. È un secondo lavoro, non uno strumento.

E se i vostri clienti non lo apriranno mai perché preferiscono chiamarvi, il portale non risolve il problema: lo sposta. Nessun software convince qualcuno a cambiare abitudine se l’abitudine funziona.

La domanda che decide

Prima di costruire qualsiasi cosa, provate a rispondere a questa: cosa smette di succedere il giorno in cui il portale è acceso?

Se la risposta è concreta — «smettono le email per chiedere lo stato», «smetto di rincorrere le firme» — allora c’è un progetto. Se la risposta è «avremmo un’immagine più professionale», non c’è un progetto: c’è un sito da rifare, che costa un decimo.

Cosa deve avere davvero

Nei portali che costruiamo, le quattro cose che vengono usate ogni giorno sono sempre le stesse:

• Lo stato dei lavori, aggiornato automaticamente da quello che succede nel gestionale interno — non a mano, o non verrà aggiornato.
• I documenti, con la firma online: è la funzione che si ripaga da sola, perché toglie il giro stampa-firma-scansione-email.
• I pagamenti, con lo stato visibile. Metà delle telefonate sugli acconti sparisce.
• Un posto per i materiali, uno solo, che sostituisce le tre chat diverse.

Tutto il resto — statistiche, grafici, notifiche personalizzate — si aggiunge dopo, se qualcuno lo chiede. Di solito non lo chiede nessuno.